Ajouter un nouvel élève (inscription)

: 3 mai 2021; 2 septembre 2021; Affichages : 1907; Rating:

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Où procéder

Pour procéder à l'ajout d'un nouvel élève (= inscription), vous devez vous trouver sur l'écran d'accueil. Pour y accéder rapidement, cliquez sur le logo AcaWeb en haut à gauche de n'importe quelle page.

Cliquez alors sur le bouton vert "Nouvel élève"

Etape 1 : la recherche

3 possibilités d'offrent à vous pour trouver l'élève que vous voulez inscrire :

Gauche : récupérer la fiche d'un élève inscrit l'année scolaire précédente
Milieu : effectuer une recherche dans la base de données pour récupérer une fiche déjà existante => ETAPE OBLIGATOIRE !
Droite : si votre recherche est infructueuse, vous pouvez alors créer une nouvelle fiche pour votre élève.

Pour faire la recherche (colonne du milieu), vous pouvez la faire à partir d'un des éléments suivants :

Numéro national
Nom complet (exemple : "john doe")
Nom partiel (exemple : "jo do")

Si une des fiches proposées suite à votre recherche correspond à l'élève que vous voulez inscrire, cliquez alors sur son nom

Etape 2 : vérification / création de la fiche personnelle

La 2e étape vous permet de corriger ou de créer la fiche complète de votre élève.

ATTENTION : si vous ne pouvez pas passer à l'étape suivante, c'est que des champs obligatoire ne sont pas compléter.
Vous ne voulez rien mettre ? alors, mettez simplement un "/" ou autre caractère.

Etape 3 : ajouter les cours suivis

A cette étape, vous allez pouvoir ajouter les différents cours suivis par cet élève.
L'historique d'inscription de ce dernier est visible en dessous (toutes académies utilisant AcaWeb confondues)

Cliquez alors sur le bouton vert "+ COURS SUIVI" pour en ajouter un.

Vous vous êtes trompé ? cliquez alors le petit crayon à droite de l'inscription concernée pour la modifier, ou sur la poubelle rouge pour la supprimer.

Etape 4 : droit d'inscription

Cette étape vous permet de choisir la condition d'exemption de votre élève.
Par défaut et en fonction de l'âge de ce dernier, la condition d'exemption -12 ans, 12-18 ans, ou +18 ans sera appliquée.
Adaptez-la ci cela est nécessaire.

Si vous avez une ASBL, vous pouvez également compléter les informations concernant l'éventuelle cotisation ou frais complémentaires.

ATTENTION : N'Y INDIQUEZ RIEN CONCERNANT UNE EVENTUELLE LOCATION D'INSTRUMENT !!!

D'autres options sont disponibles sur la droite.
Si votre élève ne sera pas subventionné et que vous le savez d'avance, décocher la case "est subventionné par la FWB"

Etape 5 : documents & paiement

Cette étape vous permet de cocher les différents documents reçus afin de pouvoir gérer les documents manquants ultérieurement. De même pour les paiements déjà reçus.

ATTENTION : n'y encodez QUE les paiements reçus !

En ce qui concerne la "référence de paiement", par défaut, une communication structurée unique est générée automatiquement.
Vous pouvez personnaliser cela en indiquant ce que vous voulez. Le nom et le prénom de l'élève par exemple.

Laisser la case vide revient à utiliser la communication structurée automatique (celle-ci sera remise une fois l'étape enregistrée)

Etape 6 : finalisation

Cette étape récapitule l'inscription que vous venez d'effectuer.

Sont à votre disposition des envois de documents par email (à condition qu'il y ait au moins 1 adresse mail d'encodée sur la fiche de l'élève) et des impressions de documents. Choisissez ce dont vous avez besoin.

ATTENTION : l'impression de l'Annexe G DOIT IMPERATIVEMENT contenir le verso (tableaux des conditions d'exemptions / réductions). A imprimer en recto/verso (fera au minimum 2 pages)

Etape 7 : finalisation (signature et annexe G)

Cette étape est la dernière.

Si vous êtes en possession de l'Annexe G et de la signature sur ce document, vous avez terminé !
Sinon, décocher l'une ou l'autre case selon la situation.

Vous serez ensuite redirigé sur la fiche de l'élève en question.

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